Projektbericht Müller Kamine AG

Unser Teilhaber, Markus Bieri, kam aufgrund einer anderen Firmenbeteiligung bereits vorgängig mit Informaticon in Kontakt, als die Informaticon Business Software eingeführt wurde. Während der Umstellung konnte er positive Erfahrungen sowohl mit der Softwarelösung als auch der Zusammenarbeit mit Informaticon sammeln. Als bei Müller Kamine ein kostenintensives Update aufgrund der Umstellung auf QR-Rechnungen anstand, bei dem alle bisherigen Anpassungen verloren gegangen wären, startete die Evaluation nach einer alternativen Software. Der gute Eindruck während der Softwareumstellung bei der Hans Gurtner AG führte dazu, dass die Informaticon Business Software in der weiteren Evaluation berücksichtigt wurde. Insbesondere war die Lösung für Produktionsbetriebe für uns sehr spannend.

Nein, denn wir haben mit einer Machbarkeitsstudie gestartet. Im Rahmen dieser Studie war ein Mitarbeitender der Informaticon bei uns vor Ort und verschaffte sich einen Tag lang einen Überblick über unsere Geschäftsprozesse. Danach prüfte er intern, ob Informaticon unsere Bedürfnisse abdecken kann. Dies war der Fall, woraufhin die Offerte erstellt wurde. Da sich herausstellte, dass Informaticon unsere Anforderungen erfüllen kann, hatten wir keinen Bedarf an weiteren Lösungen.

Für uns war natürlich wichtig, dass die unternehmensunabhängigen Komponenten wie Finanzbuchhaltung und Personalwesen gegeben sind. Des Weiteren kamen die für Müller Kamine spezifischen Anforderungen dazu, namentlich vor allem das Abbilden der Produktstrukturen. Unsere Artikel setzen sich aus mehreren Stufen zusammen und werden durch Stücklisten zu komplexeren Produktgruppen. Zudem war uns das Offert- und Fakturierungswesen wichtig.

Zusätzlich haben wir bei unserer alten Softwarelösung den Grossteil der Funktionen nicht benötigt. Dies hat das Bedienen der Software umständlich gemacht. Aufgrund dieser Tatsache mussten wir bei der Einführung neuer Mitarbeitenden in der Administration teilweise ein ganzes Jahr einrechnen, damit diese das Programm selbstständig bedienen konnten. Daher war es uns wichtig, eine schlankere, übersichtlichere Lösung zu finden, die auf unsere Bedürfnisse abgestimmt ist und somit auch die Einführung von neuen Mitarbeitenden deutlich vereinfacht.

Auf jeden Fall. Es mussten Anpassungen für uns an der Software gemacht werden, die Anforderungen konnten damit jedoch erfüllt werden. Die Anpassungen waren jeweils relativ schnell vorgenommen und die Software wurde so spezifisch auf uns zugeschnitten.

Die Kosten wurden entsprechend der Offerte eingehalten.

Ja, die Termine wurden eingehalten. Insbesondere aufgrund des enormen Einsatzes des zuständigen Entwicklers. Wir haben die Einsatzbereitschaft sehr geschätzt. Da Markus Bieri bereits Erfahrung mit der Informaticon Business Software und deren Einführung hatte, konnten wir realistische und sinnvolle Termine festlegen.

Das Verhältnis stimmt für uns. Die Informaticon Business Software erfüllt unsere Anforderungen, ist deutlich einfacher in der Handhabung und im Vergleich zu unserer alten Softwarelösung um einiges günstiger. Zudem haben wir langfristig durch die schnelle und unkomplizierte Kommunikation an Transparenz und Flexibilität gewonnen. Wenn wir zukünftig weitere Anpassungen vornehmen möchten, wird dies kostengünstiger und einfacher vonstatten gehen, als dies bisher der Fall war. Wir sind flexibler unterwegs und können neue Mitarbeitende deutlich schneller einarbeiten, was uns ebenfalls viel Zeit und Geld spart.

Sehr angenehm. Wie bereits erwähnt, schätzen wir die Flexibilität der Informaticon Business Software und der Firma an sich sehr. Die Felder und Masken können nach Belieben an die Kundenwünsche angepasst werden.

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Unsere persönliche Erfahrung mit den Informaticon Mitarbeitenden ist sehr positiv. Das sind tolle, sympathische Leute, die den Kunden ernst nehmen. Sie nehmen sich die Zeit, die Geschäftsprozesse zu verstehen und versuchen, die bestmögliche Lösung zu bieten. Insbesondere imponiert hat uns das Engagement des für uns zuständigen Entwicklers. Einen solchen Service mit dieser Leistung findet man so schnell nicht wieder. Da merkt man einfach direkt die Kundennähe von Informaticon. Wir haben von Beginn an festgestellt, dass es Informaticon ein grosses Anliegen ist, KMU zu unterstützen und mit ihrer Lösung weiterzubringen.

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Erwähnenswert ist auch, dass der Projektmitarbeitender sich Zeit genommen hat, um zusammen mit uns zum Beispiel Offerten zu erstellen. So konnten wir Missverständnisse vermeiden und ein gemeinsames Verständnis unserer Anforderungen etablieren. Zusätzlich hat sich der Entwickler regelmässig bei uns erkundigt, ob wir noch etwas benötigen oder ob wir zufrieden sind. Dieses aussergewöhnliche Engagement sieht man nicht alle Tage und wir haben es sehr wertgeschätzt.

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Verbesserungsvorschläge kamen uns nicht in den Sinn. Vom initialen Verkauf, der Finanzbetreuung bis hin zur Entwicklung wurden wir gut betreut und das Projekt wurde perfekt koordiniert, so dass es schlicht und ergreifend gut funktioniert hat. Wir hatten von Anfang an einen klaren Zeitplan, auf den wir hingearbeitet haben.

Ja, definitiv. Der Entwickler informierte uns regelmässig über den aktuellen Stand, zeigte uns Prototypen, bei denen wir zügig reagieren konnten, wenn die Entwicklungsarbeiten nicht unseren Vorstellungen entsprachen und er zeigte uns transparent die nächsten Schritte auf.

Eine grosse Herausforderung war das Bereinigen des Artikelstamms und die Darstellung der Produktstruktur. Für uns war es zu Beginn nicht einfach, unsere Artikelstruktur zu beschreiben. Am Anfang des Projekts hatten wir in der alten Softwarelösung ca. 38’000 Artikel, die nicht mehr richtig gepflegt wurden. Über die Zeit wusste man nicht mehr genau, welche davon eigentlich noch aktuell waren, was für den Innendienst nicht ideal war. Wir haben die Artikelliste auf weniger als 4’000 Artikel reduziert.  

Die Datenbereinigung hat uns vermutlich 80% unserer Zeit gekostet, was sich künftig auf die Übersichtlichkeit unseres Artikelstamms positiv auswirken wird.

In diesem Zusammenhang haben wir die Flexibilität der Informaticon sehr geschätzt, da man laufend Anpassungen vornehmen und den Aufbau der Artikel stets schnell optimieren konnte. Man merkt, dass Informaticon auf KMU spezialisiert ist, was die Abläufe innerhalb des Projekts stark beschleunigt und den Kunden eine individuelle Lösung bietet.

Es gibt laufend Optimierungsmöglichkeiten und neue Potentiale, die wir im nächsten Jahr genauer anschauen werden. Mittelfristig möchten wir Optimierungen im Offertwesen vornehmen, damit die Verkäufer zukünftig die Offerten selbst erstellen können und dies nicht mehr über die Administration läuft. In der alten Softwarelösung wäre dies undenkbar gewesen, wohingegen die Informaticon Business Software hier neue Möglichkeiten bietet. 

Die digitale Zeiterfassung könnte für uns künftig ebenfalls interessant werden. Uns war bei der Einführung der Software wichtig, dass uns die Tür für jegliche Optimierungen offen steht, was bei der Informaticon Business Software definitiv der Fall ist.

Es ist sehr intuitiv und übersichtlich. Mit der Informaticon Business Software können mittlerweile sogar Mitarbeitende, die unsere Produkte nicht gut kennen, problemlos Offerten erstellen. Mit den verschiedenen Modulen erhalten die Mitarbeitenden genau zu den Funktionen Zugang, die sie effektiv benötigen.

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Die Übersichtlichkeit der Informaticon Business Software zeigt sich auch in der verkürzten Einführungszeit von neuen Mitarbeitenden in der Administration. Die Einarbeitung dauerte früher ungefähr ein Jahr. Heute können wir dies in einem Monat bewerkstelligen. Die Prozesse und die Software an sich sind leicht verständlich und nachvollziehbar, sodass neue Mitarbeitende innerhalb weniger Stunden schon früh eigenständig arbeiten können. Dadurch sind wir auch weniger abhängig von einzelnen Personen, was bei uns essentiell ist, da viele Mitarbeitende in einem Teilzeitpensum arbeiten. Zudem gibt es natürlich auch ferien- oder krankheitsbedingte Abwesenheiten.

Es gibt noch einige Auswertungen beziehungsweise Reportings, die wir gerne noch haben möchten. Dies sollte allerdings kein Problem sein, da die Daten ja bereits vorhanden sind. 

Zudem möchten wir die Digitalisierung der Belege, insbesondere der Lieferantenrechnungen, vorantreiben. Hier wäre eine Schnittstelle zu einem DMS ein Thema.