Projektbericht Interlift GmbH

Vorgängig wurde ein Anforderungskatalog erstellt, der die Service-, Reparatur- und Störungsplanung, Offertbearbeitung, Lagerbewirtschaftung, Rechnungsstellung, Rapportierung sowie Funktionen für die Administration enthielt. Wichtig war, dass all diese Abläufe mit einer einzigen Softwarelösung abgedeckt werden können.

Hinweis seitens Informaticon: Der Erstkontakt für einen Vorführungstermin mit der Interlift GmbH erfolgte im Juli 2020. Nach der Offertphase begann die Umsetzung durch Informaticon im Juli 2021, um das Projekt per 1. Januar 2022 in Betrieb zu nehmen.

‍

Grundsätzlich gab es von unserer Seite her keinen Zeitdruck. Zu Beginn hatten wir einen sehr optimistischen Zeitplan, sodass wir die komplette Inbetriebnahme nach einer dreimonatigen Projektdauer im Januar 2022 eingeplant hatten. Dies war jedoch im Nachhinein unrealistisch und daher mussten wir unsere Planung anpassen. Das Projekt wurde letztendlich per März 2022 definitiv in Betrieb genommen. Dies hatte zur Folge, dass wir die Arbeiten während den ersten Monaten doppelt, nämlich sowohl im alten als auch im neuen System, erledigen mussten.

Die frühere Softwarelösung war speziell auf Treuhänder und Anwaltskanzleien zugeschnitten. Diese Lösung konnte zwar gut bedient werden und hat grundsätzlich funktioniert, jedoch musste alles manuell erledigt werden. Dies führte zu einem hohen Papierverbrauch, intensiver manueller Schreibarbeit und einer hohen Fehleranfälligkeit. Beispielsweise mussten in der Administration die Rapporte aller Mitarbeitenden abgetippt werden, um diese fakturieren zu können. Das grösste Problem war jedoch, dass wir in diesem Programm keine Kontrolle über unsere Services hatten. Im Prinzip war es nur ein Zeiterfassungssystem mit der Möglichkeit, Leistungen zu fakturieren. Daher wurden die Services in Excel-Listen geführt und viele Informationen befanden sich lediglich in den Köpfen der Mitarbeitenden. Wir haben ursprünglich mit zwölf Liften gestartet und da war es kein Problem, sich diese zu merken. Jedoch wurde eine effizientere Lösung aufgrund des stetigen Wachstums notwendig.

Den ursprünglichen Offertrahmen haben wir zwar übertroffen, jedoch haben wir unsere Anforderungen während der Umsetzungsphase teilweise geändert oder gar erweitert. Ohne unsere Zusatzanforderungen hätten wir uns im Offertrahmen befunden. Zeitlich sah es zu Beginn sehr gut aus. Zur Halbzeit waren die Ressourcen des Projektverantwortlichen knapper und durch unsere weiteren Anforderungen ging es etwas länger. Ich bin der Ansicht, dass primär unsere zusätzlichen Anforderungen das Projekt verzögert haben. Die Schlussabrechnung war meiner Meinung nach sehr fair und es gab auch Reduktionen von Stunden, wenn mal etwas nicht auf Anhieb klappte. Für uns war das Wichtigste, dass wir bei allfälligem Unterstützungsbedarf rasch Hilfe bekamen. Und das war der Fall.

Ja, es ist viel mehr, als wir uns zu Beginn vorgestellt hatten. Ausgegangen sind wir von 100%, aber mit den zusätzlichen Anpassungen haben wir nun 200% erfüllt. Während der Umsetzungsphase haben wir gemerkt, was momentan noch nicht funktioniert und was verbessert werden könnte. 
‍

Ich muss dem Projektverantwortlichen wirklich ein Kränzchen winden. Er hat nicht nur unsere Wünsche umgesetzt, sondern auch sehr aktiv bei der stetigen Verbesserung geholfen und viele Inputs eingebracht.
‍

Die Aufgabenstellung an die Informaticon Business Software wurde völlig erfüllt. Das, was wir wollten, wurde gut und sogar noch besser implementiert.

Die Abläufe in der Planung, Materialbewirtschaftung und Zeiterfassung wurden optimiert.
‍

Die Servicetechniker haben nach der Einführung der Software ein wenig mehr Aufwand, da sie jetzt etwas genauer rapportieren müssen. Im Innendienst und der Administration haben sich die Abläufe sehr vereinfacht. Unser grösster Mehrwert ist, dass wir jederzeit einsehen können, wo wir bei den Service-Aufträgen stehen. Alle können sich gegenseitig unterstützen und müssen keine Daten im Voraus  anfragen. Früher wussten wir nie, wie viele Services heute, morgen oder im Monat noch anstehen werden, daher waren mehr Absprachen nötig.
‍

Durch die Digitalisierung haben wir die Möglichkeiten, verschiedene Daten auszuwerten. Beispielsweise können wir nun alle unsere Anlagen nach Postleitzahl und Strassen sortieren und so die Touren besser planen. Bei den Auswertungen dieser Daten haben wir bemerkt, dass Anlagen in der gleichen Ortschaft unterschiedlichen Mitarbeitenden zugeteilt waren. Die Verteilung der Anlagen konnten wir stark optimieren, sodass die Touren effizienter sind. Dies war mit der Planung auf Papier kaum sichtbar und kann nun mit einem Klick ausgewertet werden.

Wir benötigen zwei Dispos: einerseits für unsere anstehenden regulären Wartungsarbeiten, andererseits für die ausserplanmässigen Störungsmeldungen. Dadurch haben wir das Dispo-Modul an unsere Bedürfnisse und Abläufe anpassen lassen. Beispielsweise können wir nun Störungsmeldungen farblich von anderen Terminen unterscheiden und den automatischen E-Mail-Versand an die betroffenen Mitarbeitenden direkt aus dem Dispo-Modul auslösen. Eine Störungsmeldung, die zu Beginn rot eingefärbt ist, wird grün angezeigt, sobald der zuständige Mitarbeitende den Auftrag bestätigt.

Wir haben auch verschiedene Erinnerungsfunktionen, Symbole für die Unterscheidung von Kategorien und vieles mehr. In der Wartungsdispo haben wir das Wartungsbuch einbauen lassen, damit die Mitarbeitenden direkt die Service-Kontrollen erfassen können. Auf diese Service-Einträge hat jeder Mitarbeitende Zugriff und kann entsprechend nachschlagen, was wann an welchem Lift gemacht wurde.
‍

Die Entwicklung all dieser Funktionen war ein laufender Prozess. Bei Abläufen, welche man im Voraus konzeptionell definiert hatte, sah man später teilweise in der Praxis, dass der vorgesehene Lösungsansatz noch nicht optimal abgestimmt war. Daraufhin konnte die Software entsprechend weiter verfeinert werden.
‍

Da wir die Möglichkeit haben, alles immer weiter zu optimieren, ist es für uns schwierig, einen Schlussstrich zu ziehen. Mit dem aktuellen Stand der Software sind wir zufrieden, sodass wir kurzfristig keine weiteren Anpassungen vornehmen werden.

Die einzelnen Aufträge werden zeitlich nicht im Detail geplant. Am ersten Tag des Monats werden sämtliche Wartungen für diesen Monat für die Mitarbeitenden freigeschaltet. Alle Mitarbeitenden sind fixen Liften zugeteilt und können innerhalb dieses Monats selber entscheiden, wann sie bei welchem Lift die Wartung durchführen. So sehen sie die aktuellen Aufträge sowie die noch nicht erledigten Wartungen aus dem Vormonat in der Dispo unter dem eigenen Namen.

Wenn eine Störung eingeht, erfassen wir einen Eintrag in der Störungsdispo, welche automatisch eine E-Mail an den zuständigen Mitarbeitenden auslöst und in der Dispo zuoberst einen Eintrag erstellt. Wenn der Mitarbeitende diesen nun innerhalb einer Stunde quittiert, wird der Eintrag grün und wir wissen, dass er die Störung gesehen und bestätigt hat. Wenn er während einer Störung oder Wartung feststellt, dass es etwas zu reparieren oder ersetzen gibt, beendet er diesen Eintrag und eröffnet einen neuen Regieauftrag, welchen wir verrechnen können. Somit können unsere Mitarbeitenden sehr selbständig arbeiten.  

Unsere Mitarbeitenden können jederzeit alle Aufträge und Anlagen einsehen. Dadurch können wir sicherstellen, dass die Mitarbeitenden beim Ausrücken für eine Störung gleich auch Service-Arbeiten durchführen können, sofern diese fällig sind. So vermeiden wir unnötige, doppelte Anreisewege und verlieren aufgrund dessen keine Zeit.
‍
Im Objekt-Modul führen wir unsere Liftanlagen und deren Stammdaten. Dies ist nötig, damit wir die genauen Spezifikationen nachschlagen können. In den Objekten haben wir eine Aufgabenverwaltung – unsere To-do-Liste – integriert. Früher haben wir unsere Aufgaben mit Outlook verwaltet. Mit diesem Vorgehen waren die Daten nicht zentral verfügbar und auch nicht fix für ein spezifisches Objekt vermerkt. Jetzt können wir Aufgaben direkt für ein Objekt erstellen und sehen auch dessen History. Für uns ist es wichtig, dass alle Informationen hinterlegt und auffindbar sind. Darin enthalten ist ebenfalls eine Dokumentenablage, in der wir alle notwendigen Unterlagen pro Objekt ablegen können. Eine weitere wichtige Funktion sind für uns die Erinnerungen, die uns alle zwei bis drei Jahre an den Ersatz der Akkus für Notspeisegeräte, Alarmsysteme und Evakuierungssysteme erinnern. Mit der automatischen Erinnerung geht dies nicht mehr vergessen und wir haben weniger Störungen. Ebenfalls können wir Auswertungen machen und das Bestellvolumen und den Zeitpunkt besser steuern.

Die Mitarbeitenden empfinden die Informaticon Business Software im Grossen und Ganzen als benutzerfreundlich, sie arbeiten gerne mit der Software. Einzelne Mitarbeitende bemängeln die ab und an fehlende Konsistenz bezüglich spezifischer Mechanismen. Hier könnte Informaticon sicherlich noch Optimierungen vorantreiben, damit auch Mitarbeitende, welche die Informaticon Business Software eher selten verwenden, sich problemlos zurechtfinden können.

‍

Zum jetzigen Zeitpunkt ist dies noch schwer zu beurteilen. Der Umstieg von Stift und Papier zu einem papierlosen digitalisierten Ablauf bedarf einiger Eingewöhnungszeit, da wir vorher noch keine so umfassende Software im Einsatz hatten. Die Routine muss erarbeitet werden, sodass die Bedienung sattelfest sitzt und speditiv vonstatten gehen kann. Jedes System ist schlussendlich auch nur so gut, wie dessen Anwender. 
‍

Mit der Einführung der Informaticon Business Software haben wir einmalig hohe Investitionskosten, die sich aber langfristig auszahlen werden, da wir von effizienteren Abläufen, Vermeidung von Fehlern und von vergessenen Stunden oder Materialien profitieren können. 
‍

Die primäre Idee der Einführung der Informaticon Business Software war jedoch, Interlift 2.0 zu werden, indem wir unsere Prozesse optimieren und digitalisieren. Diesen Schritt haben wir nun gewagt und wir freuen uns, dass wir langfristig Zeit sparen werden.

Wir können von unserer Seite her sagen, dass wir den Schritt zur Interlift 2.0 erfolgreich abschliessen konnten. Das bedeutet auch, dass wir langfristig keine grösseren Anpassungen an der Software oder den Prozessen machen müssen. Wir werden in den kommenden Monaten Ideen für kurzfristige Optimierungen sammeln und diese mit den Mitarbeitenden von Informaticon besprechen, sodass wir stets unsere Abläufe hinterfragen und gegebenenfalls optimieren können.
‍

Eine mögliche langfristige Anpassung wäre beispielsweise, wenn der Kunde ebenfalls die Historie seiner Liftanlagen abrufen kann. So hat der Kunde die Einsicht, welche Arbeiten wann erledigt oder welche Ersatzteile eingesetzt wurden. Zusätzlich wäre es interessant, wenn wir unseren Mitarbeitenden eine mobile App anbieten könnten, damit sie eine Störung direkt auf ihrem Smartphone quittieren können, ohne ihr Notebook starten zu müssen.

Wir haben grundsätzlich nichts anderes verfolgt und sind jetzt sehr zufrieden. Wir haben die Zusammenarbeit mit allen Beteiligten von Informaticon als sehr gut, professionell und kreativ erlebt. Daher würden wir uns heute wieder für Informaticon entscheiden.