Projektbericht Carrosserie Spiez AG

Bisher hatte ich noch keine Lösung gefunden, die eine reibungslose Kommunikation zwischen der Annahme und der Werkstatt ermöglichte. Um die Produktivität der Werkstattmitarbeitenden zu steigern, ist es wichtig, dass sie über alle erforderlichen Auftragsinformationen verfügen. Ebenfalls war ich schon lange auf der Suche nach einer Lösung, um möglichst viele Arbeiten, wie die Erfassung der Bilder, bereits im Voraus erledigen zu können. Dies dient dazu, die Abläufe für die Mitarbeitenden zu vereinfachen, indem der Prozess vorgegeben, aber dennoch benutzerfreundlich gestaltet ist. Dadurch wird gewährleistet, dass die Arbeit Spass macht, da sie einfach und logisch strukturiert ist. Dank meiner 18-jährigen Erfahrung als Selbstständiger konnte ich mein Wissen in dieses Projekt einbringen und zusammen mit den kompetenten Mitarbeitenden von Informaticon unsere Prozesse optimieren.

Hinweis seitens Informaticon: Der Erstkontakt mit einem Vorführungstermin bei der Carrosserie Spiez AG erfolgte im Juni 2021. Nach der Offertphase begann die Umsetzung durch Informaticon im November 2021, um das Projekt wie geplant per 1. Januar 2022 in Betrieb zu nehmen.

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Unser damaliger Softwareanbieter konnte die zukünftige Funktionsfähigkeit der Schnittstelle zum Kalkulationsprogramm SilverDAT nicht garantieren. Als Folge hätten sehr viele Daten manuell übertragen werden müssen. Aus diesem Grund entschieden wir uns für einen schnellen Wechsel. Es war für mich von Bedeutung, zu Beginn einer neuen Buchhaltungsperiode umzusteigen, um auf alle Auswertungen zugreifen zu können. Daher haben wir die Informaticon Business Software per 1. Januar 2022 in Betrieb genommen.

Wir führten die damalige Planung grundsätzlich sehr ähnlich wie jetzt, jedoch auf einer Magnetwand mit handgeschriebenen Fahrzeugkarten. Wir haben die Fahrzeugkarten je nach aktuellem Status und den erforderlichen Abläufen des Fahrzeugs innerhalb der Wochentage auf der Magnetwand verschoben. Wir führten dieses System in jeder Abteilung separat und haben sehr viel Aufwand für die Kommunikation und Organisation untereinander benötigt. Dies hat zwar gut funktioniert, war aber mit erheblichem Aufwand verbunden. Ein weiteres Problem ergab sich daraus, dass die Mitarbeitenden alle Fahrzeug- und Auftragsdetails manuell doppelt auf den Karten erfassen mussten. Dies führte dazu, dass wir montags unter enormem Stress standen, wenn wir alle Karten für die Woche schreiben mussten. Um die doppelte Arbeit bei der Erstellung der Fahrzeugkarten zu bewältigen, haben wir versucht, diese teilweise bereits am vorherigen Freitag zu erledigen.

Informaticon hat im Grunde genommen unser bestehendes analoges Planungssystem von der Magnetwand nahtlos digital in die Informaticon Business Software übertragen. Somit ist unser Planer perfekt auf unsere Bedürfnisse abgestimmt.

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Nun landen alle nötigen Informationen zentral an einem Ort. Alle anstehenden Aufträge und die dazugehörigen Informationen werden direkt bei den zuständigen Mitarbeitenden in der Werkstatt angezeigt, sodass für uns ein optimaler Ablauf gewährleistet ist. Der Planer ermöglicht uns zum einen, die Kapazität einzusehen und einen Überblick über verfügbare Ersatzfahrzeuge zu erhalten. 

Zum anderen nutzen unsere Kundendienstmitarbeitenden den Planer, um den aktuellen Standort eines Fahrzeugs, zum Beispiel Montage oder Lackiererei, nachverfolgen zu können. Zusätzlich werden Informationen wie Materialbestellungen, durchgeführte Reinigungen und die Abholbereitschaft des Fahrzeugs hinterlegt. 

Der Planer unterstützt uns dabei, während der Woche den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass keine Aufträge vergessen gehen. Er bildet unsere täglichen und wöchentlichen Ziele ab und trägt zu einer ruhigeren Arbeitsatmosphäre im Büro sowie einer strukturierten Arbeitsweise in der Werkstatt bei.

Das neue Schadenfallmodul hat grundsätzlich bereits gut funktioniert, da wir es in der zweiten Testphase erhalten haben. Die Abwicklung des Auftrages, inklusive der Bilder und Auftragsdetails über die Schnittstelle, hat reibungslos funktioniert. Da sich das Modul noch in der Entwicklungsphase befand, hatten wir die Möglichkeit, Anpassungswünsche einzubringen. Beispielsweise haben wir vorgeschlagen, einen zusätzlichen internen Bearbeitungsstatus pro Auftrag im e-Service4 sowie im Auftragsmodul zu führen. Schlussendlich waren nur wenige kleinere Anpassungen nötig, um das Schadenfallmodul auf unsere Abläufe abzustimmen. Im Schadenfallmodul gibt es noch Vereinfachungspotential, beispielsweise bei der Auftragsverknüpfung mit neuen Aufträgen der Annahme App.

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Heute laufen alle Aufträge, welche über eine partnerschaftliche Versicherung geführt werden, über die Schnittstelle zum e-Service4 im Schadenfallmodul. Einzig die Versicherungen, welche noch nicht am e-Service4 angeschlossen sind, wickeln wir mit der PDF-Erstellung per E-Mail ab. Durch die zentrale Erfassung aller Informationen im Schadenfallmodul haben wir nun keine einzelnen E-Mails mehr, sondern können alle relevanten Informationen an einem Ort einsehen. Dadurch haben wir im Schadenfallmodul einen optimalen Überblick über die Fälle und deren Status und können auf einen Blick sehen, was noch zu erledigen ist. Diese zentralisierte Lösung ist perfekt für unsere Anforderungen.

Die Projektkosten wurden wie offeriert eingehalten. Und aus meiner Sicht wurden die Vorgaben sogar teilweise übertroffen.

Die Inbetriebnahme am 3. Januar 2022 verlief dank der umfangreichen Vorarbeit reibungslos. Um eine Überlastung zu vermeiden, haben wir beschlossen, das Projekt der mobilen Apps in einer zweiten Umsetzungsphase einige Wochen nach hinten zu verschieben. Dies hatte jedoch keine signifikanten Auswirkungen, da alles insgesamt einwandfrei ablief und gut funktionierte. Ein Mitarbeitender von Informaticon war bei der Inbetriebnahme als Ansprechpartner vor Ort und unterstützte uns in der Anfangsphase.

Die Projektumsetzung verlief sehr vorbildlich und wir wurden sehr eng eingebunden. Wir konnten uns immer beim Projektverantwortlichen melden und unsere Ideen einbringen. Es gab nur einige Kleinigkeiten, welche nicht auf Anhieb funktionierten. Jedoch waren die Projektverantwortlichen entweder vor Ort oder telefonisch gut erreichbar, sodass die auftretenden Unklarheiten oder Meldungen zeitnah behoben werden konnten. 

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Besonders beeindruckt haben mich die offene Kommunikation und der direkte Kontakt vor Ort. Wir konnten Dinge vor Ort besprechen und auch unsere eigenen Inputs einbringen. Durch das vielseitige Wissen aus den verschiedenen Branchen konnten wir viele innovative Ideen erarbeiten. 

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Generell hatte ich vor dem Softwarewechsel deutlich grössere Bedenken als letztendlich nötig waren. Obwohl die Stammdaten erfolgreich in die Informaticon Business Software übertragen wurden, konnten wir die alten Aufträge und Bilder nicht übernehmen. Aus diesem Grund haben wir nach wie vor eine Archiv-Lizenz beim alten Anbieter, um bei Bedarf auf ältere Informationen zugreifen zu können.

Wir haben erhebliche Verbesserungen in unseren Abläufen seit der Einführung der Informaticon Business Software erzielt. Diese reichen von der Lieferscheinarchivierung über die Aufnahme von Bildern für Aufträge bis hin zur Schadenabwicklung über das Schadenfallmodul. Insgesamt hat dies zu einer enormen Erleichterung im täglichen Betrieb geführt. Die Informaticon Business Software trägt wesentlich zur internen Kommunikation in unserem Betrieb bei, sodass wir langfristig rentabel und effizient wirtschaften können. Für mich verkörpert dies den Zweck der Informatik: Das Zentralisieren und Verknüpfen von Informationen, um die tägliche Arbeit zu erleichtern.

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Es beeindruckt mich, dass Informaticon als Anbieter von Softwarelösungen für verschiedene Branchen über ein breites Wissen verfügt und uns als Carrosserie-Betrieb dadurch sehr gute alternative Vorschläge mit Ideen aus anderen Branchen unterbreiten kann. Dies ist ein grosser Unterschied zu Anbietern, die ausschliesslich Software für Garagen und Carrosserien entwickeln und nicht über diese Vielfalt an Branchenkenntnissen verfügen.

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Meine Befürchtung, dass Informaticon aufgrund der Firmengrösse nicht flexibel auf unsere Bedürfnisse eingehen kann, hat sich nicht bestätigt. Im Gegenteil, wir konnten die Informaticon Business Software komplett flexibel auf uns anpassen.

Die Informaticon Business Software ist aus meiner Sicht benutzerfreundlich und sehr einfach zu bedienen. Sie ist logisch und gut strukturiert aufgebaut. Durch den Einsatz von Tools wie dem Planer oder mobilen Apps nutzen die Mitarbeitenden die Software gerne, was auch die Einführungsphase vereinfacht hat.

Wenn uns eine andere Carrosserie besucht, gebe ich in der Regel folgende Informationen über unsere Software weiter, wonach sie in der Regel innert Kürze mit Informaticon Kontakt aufnehmen: 

Ich bin überzeugt, dass ein Betrieb in unserer Grösse mindestens einen Kundendienstberater mehr anstellen müsste, wenn er ohne die Informaticon Business Software arbeiten würde. Berücksichtigen wir die Lohnkosten dieser Vollzeitstellen, sind die endgültigen Kosten für die Software nicht mehr relevant. Denn auch die Zeitersparnis durch Prozessoptimierungen für die Mitarbeitenden senkt die Kosten massgeblich, sodass sich eine Investition in eine Software allemal lohnt.

Eine Funktionalität zur automatischen Erkennung des Fahrzeugausweises wäre äusserst wertvoll für uns. Leider konnte dies bisher noch nicht umgesetzt werden. Eine solche Funktion würde unsere Arbeit weiter erleichtern und die manuellen Aufgaben noch weiter reduzieren.

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Die Ressourcenverwaltung ist für unsere Bedürfnisse noch zu wenig detailliert und dort wünschen wir uns zukünftig weitere Möglichkeiten. Ebenfalls ist die Einplanung der Ressourcen im Planer noch nicht optimal eingerichtet. Aktuell ist es schwierig einzusehen, wie die aktuelle Auslastung genau ist. Wir erkennen sozusagen erst, wenn der Bildschirm voll ist, dass keine weiteren Fahrzeuge mehr angenommen werden können.

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Das aktuelle Lizenzmodell ist für uns nicht optimal, da wir die Informaticon Business Software auf vielen Geräten im gesamten Betrieb einsetzen und sobald alle Lizenzen belegt sind, kann das Modul nicht mehr geöffnet werden. Idealerweise würden wir eine Pauschale bevorzugen, bei der wir unabhängig von der Anzahl der Lizenzen zahlen.

Ich schätze besonders die Tatsache, dass Informaticon ebenfalls für andere Branchen Software entwickelt. Dadurch verfügen sie über umfangreiche Ressourcen und Fachwissen. Informaticon legt grossen Wert darauf, durch engen Austausch mit den Kunden die individuellen Bedürfnisse hervorzubringen und diese in der Informaticon Business Software zu berücksichtigen. Diese Kundennähe ist etwas, das ich besonders schätze. Es beeindruckt mich sehr, dass Informaticon in der Lage ist, auf die Wünsche jedes Kunden einzugehen und über die nötigen Ressourcen verfügt, um diese umzusetzen. In der Vergangenheit habe ich bei anderen Anbietern erlebt, dass sie zwar Anpassungen zusagten, aber letztendlich nicht die Ressourcen hatten, um diese Versprechen einzulösen. Bei Informaticon ist das anders und das stärkt meinen Entscheid, den passenden Softwareanbieter gewählt zu haben.